Aparentemente, uma das coisas mais fáceis de fazer gerenciar o seu tempo. No entanto, é extremamente comum para enrolar-se em tarefas e passar horas em algo que poderia ser feito rapidamente. Quem nunca passou pela situação, que atire a primeira pedra.
Aquela sensação de querer mais horas no dia para atender todos os prazos é recorrente. No caso de pequenos empresários, onde há um acúmulo de funções e impõe obrigações, o cenário pode ser agravante. Assim, a gestão do tempo é um desafio constante na vida do pequeno empresário.
Para facilitar a rotina movimentada das PMEs, a Vértice Contadores separou algumas dicas que, se adotadas, irá melhorar a sua produtividade diária. Confira:
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1 – O cronograma é o seu novo melhor amigo: seja físico, virtual ou em formato de planilha, anote tudo o que precisa ser feito e coloque os horários e prazos relacionados.
2 – Plano com pelo menos 3 dias de antecedência: o ideal é de uma semana, mas com uma margem de 3 dias, ainda é possível ver onde estão os espaços que você vai ter que ajustar projetos que aparecem na última hora.
3 – Priorize: regra de ouro para qualquer um. Trabalhar com prazos, realizando as tarefas de acordo com o que é mais importante ou com o que a entrega é mais apertada.
4 – Desenhe seus processos: ao criar um fluxograma de suas atividades, será mais fácil descobrir quais os procedimentos que eles merecem ou exigem mais tempo . Ao, literalmente, visualizar os processos desenhados, você também pode adicionar ou eliminar etapas que seriam desnecessárias.
5 – Faça um pouco a cada dia: separe um tempo mínimo diário para aquelas tarefas que não são “prioridade”, mas que nunca são executadas por “falta de tempo “. Para colocar isso como rotina, você vai extinguir diversas atividades que seriam truncados se esperassem para ser feitas.
6 – Chegue uma hora mais cedo e saia uma hora mais tarde: ok, isso significa trabalhar mais. Mas, ao melhor distribuir as horas de expediente, você pode ter menos cansaço e produz mais.
7 – Use soluções flexíveis e móveis: mobilidade facilita a vida do empreendedor. Alguns aplicativos e programas podem ser adotadas na rotina corporativa e ajudar o suficiente para gerenciar o seu tempo. Um bom exemplo é o Office 365. Com Sharepoint, por exemplo, que vem dentro da solução, você pode editar e gerenciar documentos de trabalho a distância e de forma segura. Lync já permite a realização de reuniões sem estar fisicamente presente, seja de áudio ou videoconferência em HD via smartphone, tablet ou PC. E com o Exchange Online, as PMEs podem usar o e-mail corporativo de qualquer lugar com acesso à internet sem perder compromissos e e-mails já que o calendário e agenda de contatos são compartilhados e sincronizados com o Outlook).