O empreendedor precisa ouvir o que o seu cliente diz, no entanto, o ruído na comunicação interfere o conteúdo e o que se entende não é o que foi dito. Gladis Costa, Gerente de Marketing e Comunicação da PTC para a América Latina diz que, na tentativa de querer acertar, muitas vezes o empreendedor toma o caminho errado e, como resultado, há problemas no ambiente corporativo, que têm um impacto negativo sobre o processo de comunicação e até mesmo no resultado final das vendas.
“A comunicação pode acontecer em qualquer lugar. E os ruídos também. Alguém fala algo, entendemos outra coisa de acordo com nossa percepção e nossa visão de mundo e vamos deduzindo coisas, baseados nestas premissas, que nem sempre são as corretas. Tudo certo para dar errado!”, afirma Gladis.
Um dos principais problemas apontados por Gladis é quando a empresa não entende a necessidade do cliente e acaba tendo que refazer o trabalho. Além de perder tempo e energia, o dano causa retrabalho, como a equipe precisa se concentrar mais uma vez em um serviço que já foi feito uma vez. Se o retrabalho acontece mais de uma vez, a empresa sai perdendo ainda mais e evita a oportunidade de negócio. Ainda mais que os serviços são pagos pelo produto final e não por quantas vezes a empresa precisa refazer.
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Aqui estão algumas dicas sobre como eliminar o ruído na comunicação:
1-Fale a mesma língua
Se você precisa falar com um estranho, certifique-se a língua comum está bem traduzida. Obtenha ajuda e certifique-se que o conteúdo é realmente o que você quer se comunicar. Nada de “Portunhol” ou “Embromation”!
2-Cuidado com as palavras
Mesmo quando se fala a mesma língua, o poder das palavras pode dar origem a interpretações erradas. Às vezes, por ansiedade ou outra emoção, o tom soa mais agressivo do que o pretendido. Então, se você acha que isso está acontecendo, peça a alguém para ler a sua mensagem e, se necessário, mude as palavras e a forma como você escreve para suavizar o conteúdo.
3-Não dependa somente de emails
Às vezes um simples telefonema pode resolver grandes problemas. Evite responder e negociar apenas por e-mail. Sabemos que este é o caminho mais seguro que existe, uma vez que pode arquivar mensagens que servem como prova do que foi dito, mas nem sempre é a melhor solução.
4-Responder com o que você entende
Vale a pena se certificar de que o que você entendeu foi o que o cliente quis dizer. Repita mais de uma vez o que foi dito para se certificar de que ambos concordam com o que foi acordado e formalizar o conteúdo. Então, sim, você pode obter o e-mail como ferramenta de confirmação.
“Quando nos depararmos com siglas, expressões comuns para o nosso ambiente ou tarefas que não estejam muito bem delineadas, precisamos perguntar, checar a compreensão, sem medo para garantir que entendemos exatamente o que está sendo dito e otimizarmos nosso tempo, um bem precioso e cada vez mais escasso”, ressalta Gladis.