Por mais que sejam importantes, as reuniões são motivos de discussões em diversas empresas, e muitas vezes acabam tornando-se improdutivas. De acordo com uma pesquisa, uma empresa com uma média de 30 Colaboradores Executivos que participam de reuniões ineficazes perde cerca de R$ 900 mil por ano. Assim, é necessário preparação ao realizar reuniões de forma direta, inteligente e eficaz.
Para as empresas de médio e pequeno porte é ainda mais importante atentarem a forma que realizam suas reuniões, visto que os recursos são escassos e cada minuto do dia de trabalho é precioso.
As reuniões são necessárias e devem fazer parte da organização da empresa, já que, se usadas corretamente, beneficiam a comunicação, a ligação entre os profissionais, a tomada de decisões para solucionar problemas e, se bem orientada, envolvem pessoas chave no processo, trazendo como a satisfação e o reconhecimento de quem faz parte dela. Porém, a chave para ter uma reunião eficaz e focada é o planejamento. Separar o assunto por tópicos e ir considerando um a um até atingir o objetivo final. “O não planejamento juntamente com a falta de habilidade dos participantes são os principais responsáveis que torna uma reunião improdutiva”, diz uma especialista em Administração.
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Apesar de não ser tão comum, faz parte do perfil do colaborador questionar sobre qual será a pauta que será tratada e qual a função dele na reunião. Esse comportamento é uma grande ajuda para seu superior, pois auxilia na análise da participação de quem deve realmente participar de uma reunião ou não.
Além disso é muito importante que a reunião seja conduzida por quem é capaz de focar os assuntos. Uma opção para que não haja o desperdício de tempo são as reuniões conhecidas como stand up meetings, realizadas somente para assuntos mais rápidos e informativos.
Seguindo essas dicas, você não irá perder o foco do encontro e conseguirá tirar melhor proveito de seus colaboradores.