Sabemos que a comunicação é um item primordial nas empresas. A questão é que não só é a informação que interfere nas consequências, muitas vezes, o jeito como a mensagem é transmitida pode alterar seu significado trazendo problemas tanto para o emissor como para quem recebe a mensagem.
Está pensando agora em como reduzir o risco de ser mal interpretado nos e-mails? Segue algumas dicas bastante úteis para você aplicar em sua empresa.
Observe o nome do destinatário
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Parece bobagem, mas carrega um significado enorme para quem recebe a mensagem. Não custa nada conferir se o nome está correto ou se o pronome de tratamento é adequado. Afinal, é um pouco desconfortável ser chamado de Senhor, quando na verdade você for uma mulher e vice-versa. Há nomes, principalmente estrangeiros, que podem gerar dúvidas. Nestes casos, poderá usar apenas “Bom dia” e começar pelo nome.
Verifique os anexos
Alguma vez precisou enviar um segundo e-mail simplesmente porque você esqueceu de anexar uma planilha, ou enviou um arquivo errado?
Cuidado quando você deixar seus arquivos no desktop, desorganizado as chances de você enviar uma proposta ao concorrente pode ser grande.
Veja se seu e-mail é adequado
Muitas empresas criam um e-mail para cada funcionário usando seus nomes e sobrenomes. Nestes casos, certifique-se que o seu endereço de e-mail não tem palavras com duplo sentido ou cacofonia. Se sua empresa não fornece e-mails para funcionários, confira se os desenvolvedores não usam e-mails pessoais, como por exemplo gatamaria2004@email.com ou mestrepikachu@mail.com. Neste caso, peça para o desenvolvedor usar um endereço mais formal ou criar um e-mail da área como recursoshumanos@email.com, por exemplo.
Cuidado com a gramática
Pequenos deslizes com letras trocadas ou uma letra que falta não é de todo ruim. No entanto esquecer vírgulas, pontos e até mesmo palavras pode ser um desastre total no e-mail e talvez para a sua empresa. Verifique sempre o texto antes de enviar e se houver dúvidas, não tenha vergonha de pedir a alguém para revisar.
Evite o Caps Lock
CUIDADO com textos escritos. Palavras escritas em maiúsculas, pode dar a impressão de que você está gritando com a outra pessoa, e isso é incrivelmente inconveniente. Se você precisa enfatizar alguma palavra ou frase, que tal negritá-la? Os pontos de exclamação em excesso também é um hábito que pode incomodar o leitor.
Cuidado com as gírias
Pode parecer que e-mails com gírias são raros, mas basta prestar atenção que elas surgem e acabam com a credibilidade de qualquer texto. Se a intenção é parecer mais casual, tentar suavizar o conteúdo com a escolha de palavras mais sutis, não necessariamente use gírias.
Não use Emotions
E-mails profissionais com “carinhas” pode parecer bonito, mas é uma prática que desqualifica o conteúdo. Às vezes, dependendo da quantidade de emoções pode incomodar o leitor.
Linguagem de Bate-Papos
Lembre-se que, embora o e-mail seja uma ferramenta que requer a internet, não significa que você precisa falar como se estivesse em um bate-papo com os amigos. Não use termos mais curtos, como “vc”, “tbm”, “ñ”, ou “pq”. E, especialmente, nunca use um “EsCrItA aSSiM”.
A forma como você quer que sua empresa seja vista depende de pequenos detalhes de todos os seus colaboradores, incluindo você. Jamais pense que é perda de tempo verificar seus e-mails antes de enviá-los e alertar seus funcionários a fazerem o mesmo, para que não passe por uma situação constrangedora no futuro.
