Deixe Suas Reuniões Mais Produtivas

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Estamos quase no final de 2012 e parece que todos querem terminar suas tarefas e atividades o mais breve possível. É também um momento em que muitos tomam e mostram suas habilidades e resultados, é quando os palpites também começam a acontecer com mais freqüência. No entanto, naquele momento ou durante todo o ano, muitos são fãs da “corrida corporativa”, um hábito ou um vício que todos nós nunca temos tempo para nada.

Quantas vezes você já ouviu e até mesmo repetiu a frase: “Eu estou na correria!”. Quantas pessoas você conhece que não têm tempo para almoçar ou para buscar as crianças na escola? Será que é realmente uma agenda cheia de reuniões, um monte de trabalho e, mais importante, produtividade elevada?

“Qual foi a última reunião que você participou que teve menos de uma hora e decidiu alguma coisa?”. Se for difícil de lembrar, sabe que este é um mal que pode ser evitado em sua empresa.

“O problema é que as reuniões tornaram-se um verdadeiro palco, que apresenta a oportunidade de aparecer os que não fazem nada, aproveitar para dar palpites que na maioria das vezes não servem para um nada, e para muitos patrões e clientes é uma grande oportunidade de mostrar as regras.

Se este é o objetivo da reunião, o melhor é mudar sua postura para evitar perda de tempo e irritação dos participantes. Que tal analisar quais dessas reuniões pode simplesmente ser eliminado na agenda? Veja que não têm diretrizes a serem cumpridas e que poderia resolver de outra forma, como um simples link, por exemplo.

Se você não tem outro caminho, a reunião é mesmo necessária, criar alguns tópicos de planejamento com o problema e pedir possíveis soluções. Alertar sobre o excesso de tempo gasto em reuniões improdutivas e ir gradualmente incentivando a busca de respostas e não apenas críticas. Crie um horário fixo para a reunião, desta forma, é possível demonstrar que as reuniões devem ter um começo, meio e fim para evitar a dispersão. Pense que as decisões devem ser tomadas no prazo de 15 minutos, após este período, é muito comum a perder o foco.

“A coisa mais importante não é cortar as reuniões, mas as atitudes de mudança”. Ao longo do tempo, é possível mudar a postura de reuniões e torná-los mais produtivos. Vamos repensar a forma como gastamos o nosso precioso tempo?

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