Você está armazenando os arquivos digitais da NF-e?

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A perda de um arquivo digital da NF-e equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal tradicional

As duas grandes questões que interferem em uma boa implantação do SPED, em especial a NF-e, são a falta de entendimento da legislação em vigor e a falta de identificação da complexidade da gestão logística da empresa. Este artigo tem o objetivo de desdobrar alguns entendimentos sobre estas questões.

O entendimento sobre a real importância do arquivo digital, o famoso XML (Extended Markup Language), nas suas várias versões, é um dos pontos de maior divergência na implantação do processo de NF-e nas empresas. Em síntese, o arquivo XML é apenas um formato de arquivo digital usado mundialmente em diversos sistemas, com grande capacidade de leitura e interpretação e, por isso, é utilizado como meio de transporte e armazenamento das informações da NF-e.

A Sefaz (Secretaria da Fazenda) desenvolveu um layout de informações utilizando arquivo XML para transitar com todos os dados necessários ao processo da NF-e e, por força da legislação, transforma este arquivo no novo documento fiscal para o registro das transferências de propriedade entre partes, substituindo a Nota Fiscal em papel dos modelos 1 e 1A (mercantis).

Deste entendimento nasce uma das principais obrigações da NF-e, que é o armazenamento seguro dos arquivos digitais da NF-e durante o prazo decadencial de cinco anos, conforme a legislação vigente (artigo 202 do Regulamento do ICMS). E quando dizemos armazenamento seguro, este se deve ao fato de que o emitente é o único a possuir tal arquivo (não é possível realizar download do arquivo na Sefaz). A perda de um arquivo digital da NF-e equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal tradicional.

No momento de uma possível fiscalização, o emitente deve apresentar ao Fisco, como documento fiscal, o arquivo digital. A integração de dados com outros sistemas (como o da contabilidade) pode ser
feita através do uso do mesmo arquivo digital. Desta forma, o emitente tem a responsabilidade de criar metodologia de backup que garanta a guarda dos arquivos digitais. Normalmente, um sistema de emissão e gerenciamento da NF-e gera XML de envio (para transmissão inicial), XML de retorno (com a aprovação da Sefaz) e XML de distribuição (com possíveis informações complementares para disponibilização aos clientes). Destes três, somente o XML de retorno é obrigatório para armazenamento, mas, por conta do processo, é importante realizar backup de todos.

O artigo 33 da portaria CAT 162/08 traz claramente a obrigatoriedade do emissor e destinatário armazenarem os arquivos digitais e esta exigência é comumente deixada de lado. Fica claro assim que não somente as NF-e emitidas devem ser armazenadas de acordo com o Regulamento do ICMS, mas também os arquivos digitais da NF-e recebidos. Este armazenamento tem igual importância, pois a empresa contribuinte não pode deixar sob a responsabilidade do emissor a guarda do seu arquivo de NF-e.

Sobre DANFE, sigla que dá nome ao Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, suas especificações estão contempladas no Artigo 14 da Seção II da Portaria CAT 162/08. Em resumo, este documento tem o objetivo de acompanhar o transporte dos bens da NF-e; deve ser impresso em papel comum, formato A4; seu layout pode ser customizado desde que obedeça ao ato Cotepe que o rege; deve conter código de barras referente aos 44 dígitos da chave de acesso da NF-e; pode conter canhoto serrilhado desde que esteja de acordo com o layout definido pelo ato Cotepe, entre outras coisas. Quem recebe uma DANFE deve consultar sua escrituração na Sefaz através da chave de acesso. A conclusão é que a DANFE não pode ser usada como documento fiscal, mas sim o arquivo digital que a originou.

A complexidade do SPED não permite que o tema seja esgotado em um ou dois artigos. De qualquer forma, parece fundamental esclarecer que uma das grandes vantagens da adoção da NF-e – a segurança – só passa a existir realmente se forem adotados todos os procedimentos corretos. Caso contrário, a empresa ficará em uma situação delicada: acredita contar com um segurança que não verdade não existe.

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